Studien belegen, dass Mitarbeiter bis zu 25 % der Arbeitszeit damit verbringen Informationen und Dokumente aufzufinden. Hier kann ein Dokumentenmanagement System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) Abhilfe schaffen und die Effizienz steigern. Mittels eines Input Managements (Posteingangsverwaltung) werden eintreffende Unterlagen systematisch erfasst, Workflows erstellt und den entsprechenden Abteilungen zugeordnet.

In Papierform vorliegende Dokumente werden gescannt und gemäß definierten Richtlinien katalogisiert und archiviert. Hier kommt moderne OCR-Technologie zur Geltung; auch Handschriftliches wird maschinell eingelesen und digitalisiert. Ein leistungsstarkes DMS / ECM macht mit einem revisionssicheren, digitalen Archiv ein herkömmliches Archiv überflüssig.

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