DMS Vergleich | Dokumentenmanagement

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Dokumenten Management Systeme Vergleich einfach gemacht

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Daten effizienter verwalten mit Dokumentenmanagement Systemen

Dokumentenmanagement Systeme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) erleichtern die Verwaltung von im Unternehmen anfallenden Informationen, Dateien und Dokumenten.

Studien gehen davon aus, dass Mitarbeiter bis zu 25 Prozent ihrer Arbeitszeit für das Auffinden der richtigen Information und der Verwaltung von Dateien verwenden. Dokumentenmanagementsysteme versprechen hier Abhilfe.

Beispiel für ein DMS / Posteingangsverarbeitung

Für die Posteingangsverarbeitung auch Input Management genannt, gibt es spezielle ECM-Systeme. Papierne Dokumente werden zunächst gescannt. Durch moderne OCR-Texterkennung kann sogar Handgeschriebenes zuverlässig ausgelesen werden.

Anhand der Informationen wie Adresse, Betreff, Kundennummer und Inhalt des Dokumentes werden Workflows definiert. So kann eine automatisierte Zuordnung der Dokumente zu den jeweiligen Sachbearbeitern erfolgen.

Genauso verhält es sich mit dem digitalen Posteingang wie E-Mails. E-Mail-Management Software kann sowohl Client-, als auch Serverseitig E-Mails archivieren und für das schnelle Wiederauffinden optimieren.

Wie funktioniert ein DMS?

Bei der Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems werden Workflows für alle Dateitypen definiert. Mittels der definierten Parameter werden Daten systematisch abgelegt und zentral archiviert.

Analog vorliegende Dokumente (Papier) werden digitalisiert. Durch den digitalen Arbeitsplatz sollen papierne Dokumente überflüssig gemacht werden. Leistungsstarke und intelligente Suchmaschinen ermöglichen den Nutzern ein schnelles Wiederauffinden von Informationen.

Vorteile eines DMS:

Hier die wichtigsten Vorteile von Dokumentenmanagement Software:

  • Dokumentenmanagement Systeme entlasten die Mitarbeiter von Verwaltungsaufwänden.
  • Schnellere Auffindbarkeit von Informationen
  • Digitale Workflows verringern die Dokumentendurchlaufzeit.
  • Druckkosten werden verringert u. a. durch die digitale Signatur.
  • Digitale Projekträume erleichtern die gemeinsame Projektarbeit auch über verschiedene Standorte hinweg.
  • Vermeidung von Wissenssilos, auf die nur wenige Mitarbeiter Zugriff haben.
  • Wissensmanagement verringert die Abhängigkeit vom Wissen einzelner Mitarbeiter.
  • Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften zur Datensicherung und Datensicherheit durch digitale Archive.
  • Ein revisionssicheres, digitales Archiv macht herkömmliche analoge Archive überflüssig.

Wie funktioniert der Dokumentenmanagementsysteme Vergleich?

Mit der Suchfunktion haben Sie Zugriff auf das Verzeichnis der Dokumentenmanagement und ECM-Systeme. Mit den Filtern können Sie gezielt Ihre Anforderungen definieren und mit dem DMS Vergleich passende DMS Anbieter ermitteln.

Hierzu zählen die wesentlichen Funktionsbereiche eines DMS. Benötigen Sie ein klassisches Dokumentenmanagement mit E-Mail-Management, digitalem Archiv und Workflowsteuerung?

Oder wollen Sie auch erweiterte Funktionen nutzen wie zum Beispiel Projektmanagement, eine digitale Personalakte etc.?

Da einige DMS Anbieter ihre Lösungen gezielt an die Anforderungen verschiedener Branchen und Unternehmensgrößen ausrichten, empfiehlt sich die Selektion nach Branche und Mitarbeiterzahl.

Für international ausgerichtete Unternehmen ist das Vorhandensein von verschiedenen Sprachversionen der ECM Software interessant.

In den weiteren Funktionen können Sie quelloffenen Open Source DMS Lösungen ausfindig machen, nach kostenfreien Versionen suchen sowie mobile DMS Software abrufen.

Verbreitung von Dokumentenmanagementsystemen in deutschen Unternehmen

>500 Mitarbeiter 90.1%
250-499 Mitarbeiter 58.1%
100-249 Mitarbeiter 52.1%
50-99 Mitarbeiter 34.5%
20-49 Mitarbeiter 26.1%

Gerne unterstützen wir Sie auch persönlich bei der Auswahl eines DMS

Noch Fragen? Wir beraten Sie gerne, welche Software für Ihre Zwecke geeignet ist und welche DMS Softwareanbieter passen.

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