Liste der führenden DMS Anbieter

Für die Suche nach geeigneten Anbietern und Lösungen für das Dokumentenmanagement stehen mehrere Filter zur Verfügung.

Weitere Erklärungen und Informationen zur Auswahl eines DMS / ECM-Systems finden Sie weiter unten.

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Posteingangsverarbeitung
Texterkennnung OCR
Rechnungsmanagement
Dokumentenverwaltung
Aktenverwaltung
digitale Personalakte
rechtskonformes Archiv (revisionssicher)
E-Mail-Management
Geschäftsprozessmanagement (Workflowsteuerung)
digitale Projekträume (Groupware/Collaboration Tools)
Wissensmanagement
Vertragsmanagement
Berichtserstellung / Reporting

Posteingangsverarbeitung
Texterkennnung OCR
Rechnungsmanagement
Dokumentenverwaltung
Aktenverwaltung
digitale Personalakte
rechtskonformes Archiv (revisionssicher)
E-Mail-Management
Geschäftsprozessmanagement (Workflowsteuerung)
digitale Projekträume (Groupware/Collaboration Tools)
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Berichtserstellung / Reporting

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Geschäftsprozessmanagement (Workflowsteuerung)
digitale Projekträume (Groupware/Collaboration Tools)
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Berichtserstellung / Reporting

Die wichtigsten Funktionen von DMS / ECM

Dokumentenverwaltung 91%
Geschäftsprozessmanagement 84%
rechtskonformes Archiv 77%
Aktenverwaltung 74%
Rechnungsmanagement 72%
Texterkennung (OCR) 72%
E-Mail-Management 70%
digitale Personalakte 65%
Posteingangsverarbeitung 63%
Vertragsmanagement 60%
Berichtserstellung 53%
Wissensmanagement 49%
digitale Projekträume 33%

n=43 Quelle: Software-Search.com, 2023

Daten effizienter verwalten mit Dokumentenmanagement Systemen

Dokumentenmanagement Systeme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) erleichtern die Verwaltung von im Unternehmen anfallenden Informationen, Dateien und Dokumenten.

Studien gehen davon aus, dass Mitarbeiter bis zu 25 Prozent ihrer Arbeitszeit für das Auffinden der richtigen Information und der Verwaltung von Dateien verwenden. Dokumentenmanagementsysteme versprechen hier Abhilfe.

Beispiel für ein DMS / Posteingangsverarbeitung

Für die Posteingangsverarbeitung auch Input Management genannt, gibt es spezielle ECM-Systeme. Papierne Dokumente werden zunächst gescannt. Durch moderne OCR-Texterkennung kann sogar Handgeschriebenes zuverlässig ausgelesen und digitalisiert werden.

Anhand der Informationen wie Adresse, Betreff, Kundennummer und Inhalt des Dokumentes werden Workflows definiert. So kann eine automatisierte Zuordnung der Dokumente zu den jeweiligen Sachbearbeitern erfolgen.

Genauso verhält es sich mit dem digitalen Posteingang wie E-Mails. E-Mail-Management Software kann sowohl client-, als auch serverseitig E-Mails archivieren und für das schnelle Wiederauffinden optimieren.

Wie funktioniert ein DMS?

Bei der Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems werden Workflows für alle Dateitypen definiert. Mittels der definierten Parameter werden Daten systematisch abgelegt und zentral archiviert.

Analog vorliegende Dokumente (Papier) werden digitalisiert. Durch den digitalen Arbeitsplatz sollen papierne Dokumente überflüssig gemacht werden. Leistungsstarke und intelligente Suchmaschinen ermöglichen den Nutzern ein schnelles Wiederauffinden von Informationen. So wird viel Arbeitszeit gespart und Unternehmen werden effizienter.

Vorteile eines DMS:

Hier die wichtigsten Vorteile von Dokumentenmanagement Software:

  • Dokumentenmanagement Systeme entlasten die Mitarbeiter von Verwaltungsaufwänden.
  • Schnellere Auffindbarkeit von Informationen
  • Digitale Workflows verringern die Dokumentendurchlaufzeit.
  • Druckkosten werden verringert u. a. durch die digitale Signatur.
  • Digitale Projekträume erleichtern die gemeinsame Projektarbeit auch über verschiedene Standorte hinweg.
  • Vermeidung von Wissenssilos, auf die nur wenige Mitarbeiter Zugriff haben.
  • Wissensmanagement verringert die Abhängigkeit vom Wissen einzelner Mitarbeiter.
  • Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften zur Datensicherung und Datensicherheit durch digitale Archive.
  • Ein revisionssicheres, digitales Archiv macht herkömmliche analoge Archive überflüssig.

Wie funktioniert der Dokumentenmanagementsysteme Vergleich?

Mit der Suchfunktion haben Sie Zugriff auf das Verzeichnis der Dokumentenmanagement und ECM-Systeme. Mit den Filtern können Sie gezielt Ihre Anforderungen definieren und mit dem DMS Vergleich passende DMS Anbieter ermitteln.

Hierzu zählen die wesentlichen Funktionsbereiche eines DMS. Benötigen Sie ein klassisches Dokumentenmanagement mit E-Mail-Management, digitalem Archiv und Workflowsteuerung?

Oder wollen Sie auch erweiterte Funktionen nutzen wie zum Beispiel Projektmanagement, eine digitale Personalakte etc.?

Da einige DMS Anbieter ihre Lösungen gezielt an die Anforderungen verschiedener Branchen und Unternehmensgrößen ausrichten, empfiehlt sich die Selektion nach Branche und Mitarbeiterzahl.

Für international ausgerichtete Unternehmen ist das Vorhandensein von verschiedenen Sprachversionen der ECM Software interessant.

In den weiteren Funktionen können Sie quelloffenen Open Source DMS Lösungen ausfindig machen, nach kostenfreien Versionen suchen sowie mobile DMS Software abrufen.

Gerne unterstützen wir Sie auch persönlich bei der Auswahl eines DMS

Sind Sie fündig geworden? Wir beraten Sie gerne, welche Software für Ihre Zwecke geeignet ist und welche DMS Softwareanbieter passen.

Nutzen Sie das unten stehende Kontaktformular oder rufen Sie einfach an.

Software Vergleich fällt schwer