Übersicht der führenden Lösungen für Dokumentenmanagement Software
Für die Suche nach geeigneten DMS Anbietern stehen mehrere Filter zur Verfügung. Weitere Erklärungen und Informationen zur Auswahl eines DMS / ECM-Systems finden Sie weiter unten.
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Die wichtigsten Funktionen von DMS / ECM Software
n=35 Quelle: Software-Search.com, 2025
Daten effizienter verwalten mit Dokumentenmanagement Systemen
Dokumentenmanagement Systeme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) erleichtern die Verwaltung von im Unternehmen anfallenden Informationen, Dateien und Dokumenten.
Studien gehen davon aus, dass Mitarbeiter bis zu 25 Prozent ihrer Arbeitszeit für das Auffinden der richtigen Information und der Verwaltung von Dateien verwenden. Dokumentenmanagementsysteme versprechen hier Abhilfe.
Beispiel für ein DMS / Posteingangsverarbeitung
Für die Posteingangsverarbeitung auch Input Management genannt, gibt es spezielle ECM-Systeme. Papierne Dokumente werden zunächst gescannt. Durch moderne OCR-Texterkennung kann sogar Handgeschriebenes zuverlässig ausgelesen und digitalisiert werden.
Anhand der Informationen wie Adresse, Betreff, Kundennummer und Inhalt des Dokumentes werden Workflows definiert. So kann eine automatisierte Zuordnung der Dokumente zu den jeweiligen Sachbearbeitern erfolgen.
Genauso verhält es sich mit dem digitalen Posteingang wie E-Mails. E-Mail-Management Software kann sowohl client-, als auch serverseitig E-Mails archivieren und für das schnelle Wiederauffinden optimieren. Dokumente und E-Mails werden so automatisiert und zielgenau an den richtigen Bearbeiter weitergleitet.
Dies bedeutet gerade für Unternehmen mit hohem Kundenkontakt enorme Effizienzvorteile.
Wie funktioniert ein DMS?
Bei der Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems werden Workflows für alle Dateitypen definiert. Mittels der definierten Parameter werden Daten systematisch abgelegt und zentral archiviert.
Analog vorliegende Dokumente (Papier) werden digitalisiert. Durch den digitalen Arbeitsplatz sollen papierne Dokumente überflüssig gemacht werden. Leistungsstarke und intelligente Suchmaschinen ermöglichen den Nutzern ein schnelles Wiederauffinden von Informationen. So wird viel Arbeitszeit gespart und Unternehmen werden effizienter.
Vorteile eines DMS
Hier die wichtigsten Vorteile von Dokumentenmanagement Software:
- Dokumentenmanagement Systeme entlasten die Mitarbeiter von Verwaltungsaufwänden.
- Schnellere Auffindbarkeit von Informationen
- Digitale Workflows verringern die Dokumentendurchlaufzeit.
- Druckkosten werden verringert u. a. durch die digitale Signatur.
- Digitale Projekträume erleichtern die gemeinsame Projektarbeit auch über verschiedene Standorte hinweg.
- Vermeidung von Wissenssilos, auf die nur wenige Mitarbeiter Zugriff haben.
- Wissensmanagement verringert die Abhängigkeit vom Wissen einzelner Mitarbeiter.
- Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften zur Datensicherung und Datensicherheit durch digitale Archive.
- Ein revisionssicheres, digitales Archiv macht herkömmliche analoge Archive überflüssig.
Wie funktioniert der Dokumentenmanagementsysteme Vergleich?
Mit der Suchfunktion haben Sie Zugriff auf das Verzeichnis der Dokumentenmanagement und ECM-Systeme. Mit den Filtern können Sie gezielt Ihre Anforderungen definieren und mit dem DMS Vergleich passende DMS Anbieter ermitteln.
Hierzu zählen die wesentlichen Funktionsbereiche eines DMS. Benötigen Sie ein klassisches Dokumentenmanagement mit E-Mail-Management, digitalem Archiv und Workflowsteuerung?
Oder wollen Sie auch erweiterte Funktionen nutzen wie zum Beispiel Wissensmanagement, digitaler Posteingang, Projektmanagement oder eine digitale Personalakte etc.?
Da einige DMS Anbieter ihre Lösungen gezielt an die Anforderungen verschiedener Branchen und Unternehmensgrößen ausrichten, empfiehlt sich die Selektion nach Branche und Mitarbeiterzahl.
Für international ausgerichtete Unternehmen ist das Vorhandensein von verschiedenen Sprachversionen der ECM Software interessant.
In den weiteren Funktionen können Sie quelloffenen Open Source DMS Lösungen ausfindig machen, nach kostenfreien Versionen suchen sowie mobile DMS Software abrufen.
FAQ – Häufige Fragen zu DMS
Eigentlich meinen die Begriffe das Gleiche und sind eher marketing-gesteuert. Wenn man einen Unterschied finden möchte, dann liegt dieser im Umfang und Anwendungsbereich: Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) konzentriert sich speziell auf die strukturierte Verwaltung, Ablage und Archivierung von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens. Es unterstützt typische Aufgaben wie das Speichern, Suchen und Freigeben von digitalen und digitalisierten Schriftstücken und erleichtert so alltägliche Arbeitsabläufe.
Ein ECM (Enterprise Content Management) hingegen ist ein mehr ganzheitlicher Ansatz, der alle Arten von Unternehmensinhalten – darunter Dokumente, E-Mails, Web-Inhalte, digitale Medien und weitere unstrukturierte Daten – umfasst und diese zentral verwaltet. Kernbestandteil eines ECM-Systems ist in dieser Definition immer ein DMS. Ein ECM kann darüber hinaus zusätzliche Funktionen wie Workflow-Automatisierung, Input- und Output-Management sowie die Integration in komplexe Geschäftsprozesse bieten. Sie sind insgesamt breiter aufgestellt und ermöglichen die zentrale Steuerung sämtlicher Informationsflüsse im Unternehmen
Ein DMS wird nicht erst ab einer bestimmten Unternehmensgröße empfohlen, sondern ist grundsätzlich für Unternehmen jeder Größe sinnvoll – von Kleinstbetrieben bis hin zu Großunternehmen. Bereits bei wenigen Mitarbeitern oder einem wachsenden Dokumentenaufkommen bringt die Einführung eines DMS deutliche Vorteile, etwa durch Zeitersparnis bei der Suche, digitale Archivierung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie GoBD und DSGVO.
Während große Unternehmen meist ein umfangreicheres DMS, oft sogar mit ECM-Funktionen wählen, profitieren auch kleine und mittlere Unternehmen (bis etwa 50 Beschäftigte) von schlanken, kostengünstigen Lösungen, die speziell für deren Anforderungen entwickelt wurden. Insbesondere, wenn Arbeitsabläufe zunehmend digitalisiert werden oder mehrere Personen auf gemeinsame Dokumente zugreifen sollen, lohnt sich die Einführung eines DMS bereits frühzeitig.
Nach der Einführung eines DMS kann man in vielen Fällen die Papierakten vernichten, sofern bestimmte rechtliche Voraussetzungen eingehalten werden. Das sogenannte „ersetzende Scannen“ erlaubt es Unternehmen, Papierdokumente nach dem Einscannen und der revisionssicheren Ablage im DMS nach einer gesetzlich festgelegten Frist (oft sechs Monate) zu vernichten. Voraussetzung ist, dass das digitale Dokument inhaltlich und bildlich mit dem Original übereinstimmt und das Scanverfahren in einer Verfahrensdokumentation genau beschrieben und nachvollziehbar ist.
Es gibt allerdings Ausnahmen: Manche Dokumente müssen weiterhin im Original aufbewahrt werden, zum Beispiel aufgrund spezieller gesetzlicher Vorgaben oder wegen ihrer wichtigen Beweiskraft. Zudem müssen Datenschutzbestimmungen beachtet werden, insbesondere wenn personenbezogene Daten gespeichert sind. Ein korrekt geführtes DMS hilft auch bei der Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und unterstützt dabei, nicht mehr benötigte Akten sicher und rechtskonform auszusondern oder zu vernichten.
Die Kosten hängen stark vom Leistungsumfang, der Zahl der Nutzer und dem gewählten Bereitstellungsmodell ab. Es gibt klassische Lizenzmodelle, Mietmodelle und cloudbasierte Lösungen, bei denen monatlich bezahlt wird. Support und Anpassungen können zusätzliche Kosten verursachen, sind aber für viele Unternehmen eine lohnende Investition in Effizienz und Sicherheit. Kleine Unternehmen starten bei rund 4 € pro Mitarbeiter und Monat.
DMS-Anbieter unterscheiden sich vor allem in folgenden Aspekten:
Funktionen und Leistungsumfang:
Einige Anbieter bieten Basisfunktionen wie Dokumentenablage, Versionierung und Suche, während andere erweiterte Features wie Workflow-Automatisierung, KI-gestützte Dokumentenerkennung, digitale Signaturen oder Integrationen mit ERP- und CRM-Systemen bereitstellen. Manche Systeme fokussieren sich auf bestimmte Branchen oder Unternehmensgrößen und bieten dafür spezialisierte Lösungen an.
Preisgestaltung und Lizenzmodelle:
Die Preise variieren stark je nach Anzahl der Nutzer, Funktionsumfang und Bereitstellungsart (Cloud vs. On-Premises). Einige Anbieter bieten Staffelpreise und unterschiedlich umfangreiche Paketlösungen an, die von günstigen Basispaketen bis zu umfassenden All-Inclusive-Paketen reichen.
Benutzerfreundlichkeit und Support:
Die Bedienung und Usability der DMS-Software unterscheiden sich. Einige Anbieter legen Wert auf intuitive Benutzeroberflächen und bieten umfangreiche Schulungen sowie Beratung an, andere Systeme sind komplexer und erfordern technisches Know-how für die Implementierung und Nutzung. Auch der Supportumfang und die Erreichbarkeit variieren je nach Anbieter.
Technische Anforderungen und Integrationen:
Manche DMS-Systeme erlauben einfache Integration mit bestehenden Unternehmensanwendungen und haben flexible Schnittstellen, während andere umfangreiche ERP- oder E-Mail-Systeme direkt einbinden.
Mithilfe unserer Filter lässt sich eine Vorauswahl anhand der funktionalen Kriterien durchführen.
Ein DMS ersetzt nicht automatisch die digitale Personalakte, aber es kann diese effektiv ergänzen oder integrieren. Ein DMS ist eine allgemeine Lösung zur Verwaltung aller Arten von Dokumenten im Unternehmen, während die digitale Personalakte speziell auf die strukturierte, sichere und rechtlich konforme Verwaltung personenbezogener Mitarbeiterdokumente ausgerichtet ist.
Die digitale Personalakte ist meist Teil einer HR-Software oder wird in ein DMS eingebunden, um gezielte Funktionen für das Personalmanagement zu bieten, etwa Zugriffsrechte, automatisierte Workflows und spezielle Filtermöglichkeiten. Unternehmen profitieren daher oft von der Kombination beider Systeme, indem das DMS die zentrale Dokumentenablage darstellt und die digitale Personalakte als spezialisierter Bereich für HR-Daten dient.
Kurz gesagt: Ein DMS alleine ersetzt die digitale Personalakte nicht vollständig, es unterstützt sie aber und bildet gemeinsam mit ihr eine effiziente Lösung für das digitale Personalmanagement.
Revisionssicherheit bei Dokumentenmanagement-Software bedeutet, dass elektronische Dokumente so gespeichert und verwaltet werden, dass sie unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sind. Dies stellt sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden und Dokumente nicht nachträglich manipuliert oder gelöscht werden können, was besonders bei Betriebsprüfungen oder rechtlichen Streitigkeiten wichtig ist.
Ein revisionssicheres DMS sorgt dafür, dass alle Aktionen an einem Dokument, wie Änderungen oder Zugriffe, protokolliert und nachvollziehbar sind. Auch die Aufbewahrung muss gemäß gesetzlichen Vorgaben, z.B. GoBD, erfolgen, wobei nur berechtigte Personen Zugriff haben und das gesamte Verfahren dokumentiert wird. Dies erhöht die Sicherheit und Transparenz bei der Dokumentenverwaltung erheblich.
Es gibt zwar keinen einheitlichen Standard auf den sich die DMS Anbieter mit dem Gesetzgeber geeinigt haben, dennoch gibt es einige Zertifikate und Testate im Zusammenhang mit der Revisionssicherheit von DMS Software und ECM-Systemen. Dabei wird meist nicht die Software selbst, sondern der gesamte Archivierungsprozess geprüft und bewertet. Beispielsweise kann ein Wirtschaftsprüfer ein Testat nach Prüfungsstandard IDW PS 880 oder ISAE 3000 ausstellen, das bestätigt, dass die eingesetzte Lösung und der Prozess revisionssicher sind.
Neben solchen Prüfungen gibt es auch Standards und Zertifikate wie die PK-DML (Prüfkriterien für elektronische Dokumentenmanagement- und Dokumentenprozesslösungen) des VOI, die als praxisorientierter Standard für die Beurteilung der Revisionssicherheit gelten. Auch TÜV-Zertifizierungen, welche etwa die Einhaltung von ISO/IEC 27001 sowie gesetzlicher Vorgaben wie GoBD attestieren, sind gängig und werden von einigen Herstellern angeboten. Wichtig ist dabei stets eine sorgfältige Verfahrensdokumentation und ein auditierter Gesamtablauf, da die Finanzbehörden selbst keine pauschalen Zertifikate vergeben, sondern das gesamte Vorgehen prüfen.
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