Über 30 Payroll Software Anbieter im Vergleich
Der umfassende Überblick für Deutschland, Österreich und die Schweiz
Eine zuverlässige Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das Rückgrat moderner Personalprozesse. Selbst die fortschrittlichste HR-Software entfaltet ohne eine funktionierende Payroll-Lösung kaum Nutzen. Daher ist die Wahl des passenden Systems von zentraler Bedeutung – nicht nur für die Personalabteilung, sondern für das gesamte Unternehmen. Auf dieser Seite erhalten Sie eine detaillierte Übersicht der führenden Payroll Software Anbieter im DACH-Raum sowie umfassende Informationen zu angrenzenden Themenbereichen. Auf dieser Seite können Sie gezielt nach der richtigen Abrechnungssoftware recherchieren. Zudem informieren wir Sie zu folgenden Themen:
Gehaltsabrechnung Software
Anbieterübersicht Payroll
Die Wahl der geeigneten Payroll Software hängt stark von Unternehmensgröße, Branche, Tarifwerk und benötigten Funktionsbereichen ab. Unsere Vergleichsplattform ermöglicht eine gezielte Filterung – z. B. nach Branchen, Unternehmensgröße oder ergänzenden HR-Modulen wie Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung oder Personalkostenplanung. Neben reinen Abrechnungssystemen gibt es auch umfangreiche HCM-Systeme. Diese Suiten bieten den Vorteil, auch weitergehende HR-Prozesse abbilden zu können.
Warum Payroll Software in Deutschland besonders anspruchsvoll ist
Deutschland zählt zu den Ländern mit den weltweit strengsten Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Payroll-Systeme müssen nicht nur rechtliche Vorschriften erfüllen, sondern auch ITSG-zertifiziert sein, um die gesetzlichen Meldeverfahren – etwa via dakota oder sv.net – abbilden zu können. Nur so ist eine korrekte Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern gewährleistet. In Deutschland am weitesten verbreitet sind unter anderem Systeme wie DATEV, SAP HCM, LOGA und PAISY
Lohn- und Gehaltsabrechnung bei Tarifverträgen
In vielen Branchen und Unternehmen gelten spezielle Tarifverträge, die von den Sozialpartnern ausgehandelt wurden. Lohnumwandlung in Freizeit oder zusätzliche Urlaubstage je nach Betriebszugehörigkeit sind nur einige Beispiele. Daher ist es von großer Bedeutung, dass Ihr Lohnabrechnungssystem solche Feinheiten beherrscht und der Softwareanbieter bereits Branchen-know-how aufgebaut hat.
Payroll Outsourcing als BPO
Viele Payroll-Softwarehersteller bieten mittlerweile auch Payroll Services an. Sie übernehmen die komplette Lohnabrechnung inkl. aller Meldungen und der Bereitstellung der Abrechnungsdokumente. Die Auslagerung der Lohnabrechnung wird als Payroll Outsourcing oder als Payroll BPO (Business Process Outsourcing) bezeichnet. Dabei gibt es unterschiedliche Service Level:
- Im Komplettoutsourcing übernimmt der Dienstleister sämtliche Prozesse inkl. der Pflege der Stammdaten.
- Im Teiloutsourcing liegt die vorbereitende Lohnbuchhaltung noch in eigener Hand. Die Payrolldienstleister übernehmen die eigentliche Abrechnung und garantieren die Richtigkeit der Gehaltsabrechnung.
Der Vorteil für Unternehmen liegt vorrangig darin, die Abhängigkeit von den eigenen Abrechner*innen zu reduzieren. Zumal Gehaltsabrechner und Abrechnerinnen gesuchte Fachkräfte am Arbeitsmarkt sind. Je nach Angebot kann die Auslagerung in ein externes Lohnbüro auch deutlich günstiger sein, als eigene Kompetenzen vorzuhalten.
Zusammenspiel mit der Zeitwirtschaft und Fibu
Von größter Bedeutung ist die Integration in die HR-IT-Infrastruktur. Insbesondere das Zusammenspiel mit der Zeiterfassung und der Finanzbuchhaltungssoftware ist entscheidend. Zeitsalden und Urlaubstage müssen mit der Zeitwirtschaft vor Abrechnungslauf synchronisiert werden. Die Buchungsliste muss an das Fibu-System übergeben werden. Oftmals stellt sich dabei die Frage, welches System führend für die Personalstammdaten ist.
Payroll Spezialist oder HR Gesamtlösung
Aufgrund der hohen Anforderungen und strengen regulatorischen Vorgaben gibt es im deutschen Markt vorrangig Payroll-Spezialisten. Einige Softwarehäuser haben ihre Payrolllösungen jedoch um weitere Module wie Zeitwirtschaft oder auch Personal- und Bewerbermanagement erweitert. Ein Vergleich der HR Software lohnt sich. Je nach Ihren Anforderungen fahren Sie mit einem Gesamtsystem unter Umständen besser und kostengünstiger als mit mehreren spezialisierten Lösungen.
“Die Herausforderungen an eine deutsche Payroll Software sind vielfältig und komplex. Von der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben über die Sicherstellung der Datenintegrität bis hin zur Integration mit anderen Unternehmenssystemen muss eine moderne Gehaltsabrechnung Software in der Lage sein, den hohen Ansprüchen gerecht zu werden. Unternehmen, die in eine leistungsstarke Lohn Software investieren, profitieren von effizienteren Prozessen, einer geringeren Fehlerquote und einer höheren Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter. Angesichts der dynamischen Veränderungen im rechtlichen und wirtschaftlichen Umfeld ist es unerlässlich, dass die Software flexibel und zukunftssicher ist.”
Herausforderungen an eine deutsche Payroll Software
Die Anforderungen an eine deutsche Payroll Software sind hoch und vielfältig. Unternehmen in Deutschland stehen vor der Aufgabe, nicht nur Gehälter pünktlich und korrekt auszuzahlen, sondern auch komplexe gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Eine moderne Gehaltsabrechnung Software oder Lohn Software muss daher zahlreiche Herausforderungen meistern, um den Ansprüchen deutscher Unternehmen gerecht zu werden. Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf die wichtigsten Herausforderungen, denen sich ein deutsches Payroll System stellen muss.

1. Komplexe rechtliche Vorgaben
Die Gesetzeslage in Deutschland ist komplex und unterliegt ständigen Änderungen. Eine Payroll Software muss daher in der Lage sein, aktuelle gesetzliche Bestimmungen zu berücksichtigen und laufend anzupassen. Dies betrifft insbesondere:
- Steuergesetze: Änderungen bei Lohnsteuerklassen, Freibeträgen und Abgaben müssen regelmäßig in die Software integriert werden.
- Sozialversicherung: Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung variieren je nach Beschäftigungsart, und die Berechnung muss exakt erfolgen.
- Arbeitsrechtliche Bestimmungen: Themen wie Mindestlohn, Urlaubsansprüche und Überstundenregelungen sind entscheidend für die Lohnabrechnung und müssen korrekt berücksichtigt werden.
Eine zuverlässige Gehaltsabrechnung Software muss diese gesetzlichen Anforderungen automatisiert verarbeiten und gleichzeitig flexibel auf Änderungen reagieren können.
2. Sicherstellung der Datenintegrität und -sicherheit
In der Lohnbuchhaltung werden sensible personenbezogene Daten verarbeitet. Datenschutz ist daher ein zentrales Thema für jede Payroll Software. Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) stellt hohe Anforderungen an die Verarbeitung und Speicherung von Daten:
- Sicherheitsstandards: Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates sind notwendig, um Datensicherheit zu gewährleisten.
- Datenschutzkonformität: Die Software muss den Prinzipien der Datenminimierung und Zweckbindung folgen, um den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.
- Zugriffsverwaltung: Nur befugte Personen dürfen auf bestimmte Daten zugreifen können, um Missbrauch oder Datenlecks zu verhindern.
Eine Lohn Software muss daher strenge Sicherheitsprotokolle implementieren, um die Integrität der Daten zu wahren und die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.
3. Integration mit anderen Systemen
Ein modernes Payroll System sollte in der Lage sein, sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft eines Unternehmens zu integrieren. Dies beinhaltet die Verbindung zu:
- ERP-Systemen: Viele Unternehmen nutzen ERP-Lösungen wie SAP oder Microsoft Dynamics. Eine Gehaltsabrechnung Software sollte eine Schnittstelle bieten, die den Austausch von Daten ermöglicht.
- Zeiterfassungssystemen: Um Löhne und Gehälter korrekt zu berechnen, muss die Payroll Software Zugang zu Daten wie Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaubstagen haben.
- Buchhaltungssoftware: Die nahtlose Integration mit der Finanzbuchhaltung ermöglicht eine automatische Buchung der Lohnabrechnungen und erleichtert den Jahresabschluss.
Durch die Integration dieser Systeme wird der manuelle Aufwand reduziert und die Fehlerquote minimiert.
4. Flexibilität bei verschiedenen Beschäftigungsarten
Deutsche Unternehmen beschäftigen eine Vielzahl von Arbeitskräften, darunter Vollzeit-, Teilzeit- und Minijobber sowie freie Mitarbeiter. Eine Gehaltsabrechnung Software muss in der Lage sein, alle Arten von Arbeitsverhältnissen abzubilden und die jeweils geltenden rechtlichen und steuerlichen Regelungen anzuwenden:
- Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigung: Unterschiedliche Arbeitszeiten und variable Vergütungsmodelle müssen flexibel gehandhabt werden.
- Minijobs und Midijobs: Diese Beschäftigungsarten haben spezielle Abgabenregelungen, die in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden müssen.
- Freie Mitarbeiter: Hier müssen oft keine Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden, jedoch können andere steuerliche Besonderheiten auftreten.
Die Flexibilität der Software, verschiedene Beschäftigungsmodelle korrekt abzubilden, ist entscheidend für die Zufriedenheit der Nutzer.
5. Automatisierung und Effizienzsteigerung
Ein Ziel moderner Lohn Software ist es, den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Effizienz der Lohnabrechnung zu steigern. Dies geschieht durch:
- Automatisierte Berechnungen: Durch vordefinierte Regeln und Algorithmen können Gehaltsabrechnungen automatisch erstellt werden, was die Fehlerquote verringert.
- Self-Service-Portale: Mitarbeiter können über ein digitales Portal ihre Abrechnungen einsehen, Urlaubsanträge stellen und ihre persönlichen Daten aktualisieren. Dies reduziert den administrativen Aufwand und steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
- Echtzeit-Updates: Änderungen in der Steuer- oder Sozialgesetzgebung können direkt in der Software umgesetzt werden, sodass keine manuellen Anpassungen notwendig sind.
Durch diese Automatisierung können Unternehmen Zeit sparen und gleichzeitig die Genauigkeit der Abrechnungen erhöhen.
6. Benutzerfreundlichkeit und Support
Eine benutzerfreundliche Oberfläche ist entscheidend, damit HR-Mitarbeiter ohne umfangreiche Schulungen die Software effizient nutzen können. Zudem sollte ein gutes Payroll System umfassenden Support bieten, insbesondere bei Fragen zu:
- Software-Updates: Regelmäßige Aktualisierungen sind notwendig, um gesetzliche Änderungen umzusetzen und neue Funktionen bereitzustellen.
- Technischer Support: Ein schneller und kompetenter Kundensupport ist essenziell, um Probleme zeitnah zu lösen und den laufenden Betrieb nicht zu stören.
Die einfache Bedienbarkeit und ein zuverlässiger Support sind Schlüsselfaktoren für die Akzeptanz der Software im Unternehmen.
Die Wahl des richtigen Payroll Systems kann somit einen entscheidenden Beitrag zur Optimierung der Lohnabrechnung und zur Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen leisten.
FAQ – verbreitete Fragen zum Thema Payroll
Payroll Software – auch Lohnabrechnungssoftware oder Gehaltsabrechnungsprogramm genannt – dient der automatisierten und rechtskonformen Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Sie berechnet Brutto- und Nettobezüge, berücksichtigt Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und erstellt alle nötigen Meldungen für Behörden und Krankenkassen. Moderne Systeme integrieren sich zudem in HR-, Zeitwirtschafts- und Finanzbuchhaltungslösungen.
Die „beste“ Lösung hängt stark von Ihrem Unternehmensprofil ab. Zu den beliebtesten Anbietern von Payroll Software in Deutschland zählen:
- DATEV Lohn & Gehalt
- SAP HCM / SuccessFactors Payroll
- PAISY / fidelis.Personal
- LOGA (von P&I)
- eGECKO, HS Personalwesen, comvaHRo All-In
Für KMU eignen sich oft spezialisierte Lösungen, während Konzerne eher auf skalierbare Komplettsysteme setzen. Entscheidend sind Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit, Support und gesetzliche Konformität.
Ein strukturierter Vergleich von Gehaltsabrechnungssoftware Anbietern hilft bei der Entscheidung. Achten Sie dabei auf:
- Unternehmensgröße & Branche
- Art der Beschäftigungsverhältnisse
- Notwendige Zusatzfunktionen (z. B. Zeiterfassung, HR-Self-Service)
- Möglichkeit zur Integration in bestehende Systeme
- ITSG-Zertifizierung und gesetzliche Aktualität
Unsere Vergleichsseite unterstützt Sie mit Filterfunktionen nach Branche, Funktionsumfang und Standort. Zudem unterstützen gerne unsere spezialisierten Berater.
Die Kosten für Lohnabrechnungssoftware variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und Abrechnungsvolumen. Typische Preismodelle sind:
- Lizenzmodelle (On-Premises): einmalige Zahlung + Wartung
- SaaS-Modelle (Cloud Payroll): monatliche Gebühr pro Mitarbeitendem
- Outsourcing-Kosten (bei externen Payroll Services): meist pauschal pro Abrechnung
Kleine Unternehmen starten bei rund 4 € pro Mitarbeiter und Monat, wenn Sie selbst abrechnen. Im Outsourcing liegen die Kosten meist bei über 10 €.
HR Software (Human Resources Management System, kurz HRMS) deckt alle Personalprozesse ab: Recruiting, Onboarding, Zeitmanagement, Mitarbeiterentwicklung usw.
Payroll Software hingegen ist auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung spezialisiert. Viele Anbieter kombinieren beide Funktionen oder bieten integrierte HR-Suiten mit Payroll-Modul an.
Nein – aber wenn Sie digitale Lohnabrechnung durchführen, muss die Software alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen:
- Einhaltung des Lohnsteuerrechts
- Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen
- ITSG-Zertifizierung für systemgeprüfte Entgeltabrechnung
Bei Verstößen drohen Bußgelder oder Haftungsrisiken. Daher ist der Einsatz einer professionellen Lösung dringend zu empfehlen.
Beim Payroll Outsourcing lagern Unternehmen die Entgeltabrechnung an einen externen Dienstleister aus. Dieser übernimmt – je nach Modell – entweder die komplette Abwicklung oder nur Teile davon. Vorteile sind:
- Entlastung der HR-Abteilung
- Sicherstellung gesetzlicher Konformität
- Geringeres Risiko bei Fehlern oder Ausfällen
- Skalierbarkeit bei Personalveränderungen
Lohnabrechnung auslagern lohnt sich besonders für kleinere und mittelgroße Unternehmen ohne eigene Payroll-Fachkräfte.
Die ITSG-Zertifizierung (Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung) ist in Deutschland Voraussetzung für die elektronische Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern. Sie garantiert:
- korrekte Abrechnung nach deutschem Sozialversicherungsrecht
- sichere Übermittlung via dakota.ag oder sv.net
- regelmäßige Systemprüfungen durch unabhängige Stellen
Nur ITSG-zertifizierte Payroll Software darf offiziell in der Sozialversicherung eingesetzt werden.
Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Beratung zum Thema Payroll Software
Für Fragen bei der Auswahl und dem Vergleich von Payroll Software stehen wir Ihnen auch gerne persönlich zur Verfügung.
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