Payroll Software Vergleich | Lohn- und Gehaltsabrechnung

Warum Payroll Software in Deutschland besonders anspruchsvoll ist

Deutschland zählt zu den Ländern mit den weltweit strengsten Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Payroll-Systeme müssen nicht nur rechtliche Vorschriften erfüllen, sondern auch ITSG-zertifiziert sein, um die gesetzlichen Meldeverfahren – etwa via dakota oder sv.net – abbilden zu können. Nur so ist eine korrekte Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern gewährleistet. In Deutschland am weitesten verbreitet sind unter anderem Systeme wie DATEV, SAP HCM, LOGA und PAISY

Lohn- und Gehaltsabrechnung bei Tarifverträgen

In vielen Branchen und Unternehmen gelten spezielle Tarifverträge, die von den Sozialpartnern ausgehandelt wurden. Lohnumwandlung in Freizeit oder zusätzliche Urlaubstage je nach Betriebszugehörigkeit sind nur einige Beispiele. Daher ist es von großer Bedeutung, dass Ihr Lohnabrechnungssystem solche Feinheiten beherrscht und der Softwareanbieter bereits Branchen-know-how aufgebaut hat.

Payroll Outsourcing als BPO

Viele Payroll-Softwarehersteller bieten mittlerweile auch Payroll Services an. Sie übernehmen die komplette Lohnabrechnung inkl. aller Meldungen und der Bereitstellung der Abrechnungsdokumente. Die Auslagerung der Lohnabrechnung wird als Payroll Outsourcing oder als Payroll BPO (Business Process Outsourcing) bezeichnet. Dabei gibt es unterschiedliche Service Level:

• Im Komplettoutsourcing übernimmt der Dienstleister sämtliche Prozesse inkl. der Pflege der Stammdaten.
• Im Teiloutsourcing liegt die vorbereitende Lohnbuchhaltung noch in eigener Hand. Die Payrolldienstleister übernehmen die eigentliche Abrechnung und garantieren die Richtigkeit der Gehaltsabrechnung.

Der Vorteil für Unternehmen liegt vorrangig darin, die Abhängigkeit von den eigenen Abrechner*innen zu reduzieren. Zumal Gehaltsabrechner und Abrechnerinnen gesuchte Fachkräfte am Arbeitsmarkt sind. Je nach Angebot kann die Auslagerung in ein externes Lohnbüro auch deutlich günstiger sein, als eigene Kompetenzen vorzuhalten.

Zusammenspiel mit der Zeitwirtschaft und Fibu

Von größter Bedeutung ist die Integration in die HR-IT-Infrastruktur. Insbesondere das Zusammenspiel mit der Zeiterfassung und der Finanzbuchhaltungssoftware ist entscheidend. Zeitsalden und Urlaubstage müssen mit der Zeitwirtschaft vor Abrechnungslauf synchronisiert werden. Die Buchungsliste muss an das Fibu-System übergeben werden. Oftmals stellt sich dabei die Frage, welches System führend für die Personalstammdaten ist.

Payroll Spezialist oder HR Gesamtlösung

Aufgrund der hohen Anforderungen und strengen regulatorischen Vorgaben gibt es im deutschen Markt vorrangig Payroll-Spezialisten. Einige Softwarehäuser haben ihre Payrolllösungen jedoch um weitere Module wie Zeitwirtschaft oder auch Personal- und Bewerbermanagement erweitert. Ein Vergleich der HR Software lohnt sich. Je nach Ihren Anforderungen fahren Sie mit einem Gesamtsystem unter Umständen besser und kostengünstiger als mit mehreren spezialisierten Lösungen.

“Die Herausforderungen an eine deutsche Payroll Software sind vielfältig und komplex. Von der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben über die Sicherstellung der Datenintegrität bis hin zur Integration mit anderen Unternehmenssystemen muss eine moderne Gehaltsabrechnung Software in der Lage sein, den hohen Ansprüchen gerecht zu werden. Unternehmen, die in eine leistungsstarke Lohn Software investieren, profitieren von effizienteren Prozessen, einer geringeren Fehlerquote und einer höheren Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter. Angesichts der dynamischen Veränderungen im rechtlichen und wirtschaftlichen Umfeld ist es unerlässlich, dass die Software flexibel und zukunftssicher ist.”