Projektmanagement Software Marktübersicht

Gastbeitrag der Voll GmbH: 8 Realshit Anbieter im Funktionscheck

Projektmanagement-Software: Alles Wichtige auf einen Blick!

Das Projektmanagement stellt eine der zentralen Aufgaben in jedem Unternehmen dar. Doch warum ist das so und was ist das übergeordnete Ziel des Ganzen? Es geht schlicht darum, alle notwendigen Ressourcen und relevanten Prozesse, die für das Gelingen bzw. die Umsetzung eines Projektes verantwortlich sind, unter einen Hut zu bringen. Denn ein jedes Projekt – egal welcher Art – lässt sich nur  realisieren, wenn zeitgenau geplant und so effizient wie möglich daran gearbeitet  wird. Erst recht wenn der Kunde trampelt. Gerade bei uns, der Voll GmbH, sind die Projekte im Bereich Data Driven Marketing, mit externen Dienstleistern besonders smart. Es steht und fällt mit dem Setup und richtigen Tools.

Bevor jedoch der eigentliche Startschuss für die Planung fallen kann, sollte genauestens geprüft werden, welche Mittel und Wege – sprich Methoden und Software –  sich für das eigentliche Vorhaben am besten eignen. Fragen Sie sich gerade, wie Sie das Licht am Ende des ziemlich überfüllten Tool-Tunnels erreichen sollen? In diesem Artikel finden Sie genau dazu eine echte Hilfestellung. Sie bekommen sowohl einen Überblick der wichtigsten Projektanwendungen sowie die passende Projektmanagement Software Marktübersicht.

Denn mit der richtigen Software erhalten Ihre Projektmanager  ein Tool an die Hand, um sich auf die wahren Aufgaben im Projekt zu konzentrieren – nämlich kreative und praktische Lösungen finden, wenn es klemmt. Und das wird es, egal welche Methode und Anwendungsprojekt sie umsetzen. Haben Sie aber eine Projektmanagement Software als guten Partner an der Hand, erkennen Sie Probleme bevor sie unlösbar sind.

Lineare Oldschool-Methoden vs. agile Newschool-Methoden

Bevor wir tief in den Vergleich eintauchen, müssen zwei wichtige Strömungen der Projektmanagement Methoden geklärt werden. Zu den bekanntesten klassischen Methoden zählt das sogenannte Wasserfall-Modell, das vor allem in Projekten außerhalb der IT-Branche sehr populär ist. Die einzelnen Arbeitsschritte innerhalb der Realisierung werden in Phasen unterteilt. Diese folgen einer klaren Nacheinander-Abfolge – was sich bereits aus dem Name ableiten lässt. In der grafischen Darstellung ergeben die einzelnen Phasen eine kaskadenartige Anordnung.

Der Vorteil dieser Methode ist eine hohe und garantierte Planungssicherheit. Als nachteilig erweist sich jedoch die Starrheit und Inflexibilität im Phasenaufbau. Im Gegensatz zu diesen linearen Verfahren gibt es mittlerweile etliche agile Methoden. Diese versuchen vor allem, das Problem der Inflexibilität zu umgehen. Im IT Umfeld sowie bei Marketing Projekten sind die Vorteile der agilen Methoden deutlich. Bei Bau- und Objektprojekten wie Windparks oder Beratungsprojekten mit Umsetzungsanteil wie im Telekommunikationsumfeld ist die agile Vorgehensweise nicht immer von Vorteil.

Das bekannteste und populärste agile Vorgehen ist „Scrum“. Hier wird kein vorgegebener Plan bis zum Ende ausgearbeitet, sondern das Projekt in kurze Bearbeitungszyklen (sogenannte Sprints) aufgeteilt. Unterschiedliche Aspekte sind in Zeiträumen von ein bis vier Wochen aufgeteilt. Die vom Projekt zu erfüllenden Anforderungen, werden als Vorgänge zunächst in einer fixierten Liste (Backlog) gesammelt. Anschließend werden sie durch den Kunden (Product Owner) und Scrum Master hinsichtlich ihrer Relevanz und Priorität bewertet, sortiert und in eine Rangordnung gebracht. Schließlich wählt das Team eine realistische Anzahl an Arbeitsschritten aus, die in einem Sprint erledigt werden können. Innerhalb des Sprints gibt es täglich kurze, auf ca. 5 Minuten begrenzte Standup-Meetings. In diesen werden alle Projektteilnehmer über den aktuellen Stand sowie die Entwicklung und Probleme des Sprints aufgeklärt. Zudem wird entschieden, wie mit Vorgängen im Sprint umgegangen wird, die länger andauern als einst im Backlog definiert. Durch diese dynamischen Feedback-Methoden bleibt jeder Projektteilnehmer immer auf dem Laufenden und das Projekt erhält eine äußerst hohe Anpassungsfähigkeit. Auf alle Veränderungen oder neuen Anforderungen kann flexibel reagiert werden. Der Nachteil dieser Methode besteht allerdings in einer geringeren Planungssicherheit für den Auftraggeber des Projektes. Zwar haben die Sprints durch ihre konkret bewerteten Vorgänge auch recht realistische Zielvorgaben, doch im Ganzen betrachtet, lässt sich ziemlich schwierig sagen, mit welchen finalen Ergebnissen am Ende des Gesamtprojektes zu rechnen ist.

Kanban – Einfache Projektplanung und -steuerung

Eine einfach Projektplanung und -steuerung bietet „Kanban“. Diese Art von Prozessmethode vereinfacht die Projektplanung stark durch eine optische Visualisierung. Die Methode ist sehr beliebt, weil sie sich auch offline mithilfe von Karten oder Haftnotizen leicht umsetzen lässt. Allerdings eignet sie sich nur für einfache Projekte oder zur groben Projektsteuerung. Denn eine Berücksichtigung von Planzeiten oder Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben und Kosten gibt es nicht. Ebenfalls fehlt eine Vernetzung zu Kontakten und weiteren Groupware-Elementen. Da es zudem keinerlei übergeordnete Kontrollinstanz gibt, benötigt dieses Modell vor allem eines: verantwortungsbewusste Mitarbeiter.

3 grundsätzliche Anwendungsbeispiele für Projektmanagement

IT-Projekte und Marketing Projekte

Der Entwicklungsprozess von Software und anderen IT- sowie Online Marketing Projekten ist sehr komplex. Angefangen bei der Wahl der Projektmanagement-Methode. Besonders wichtig ist die einfache und schnelle Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern. E-Mails sind hierbei in vielen Fällen einfach zu langsam bzw. zu aufwendig in der Pflege. Chats und Trouble-Tickets erleichtern und beschleunigen die Arbeit. Besonders wichtig zeigt sich die Bewertung von Bugs sowie einzelner Anforderungen. Hier haben sich agile Methoden in den letzten Jahren als klare Favoriten durchgesetzt.

Ressourcenplanung für Objekt- und Bauprojekte

Im Tagesgeschäft von Bau-, Objekt- und Projektsteuerern ist ein stetiger Datenaustausch zwischen unterschiedlichsten Ansprechpartnern notwendig – sowohl intern als auch extern. Beispielsweise müssen die immer neuesten Bauzeichnungen und Fotos an die beteiligten Firmen übermittelt werden. Die Bauleiter sind viel unterwegs, um die einzelnen Projekte live vor Ort zu betreuen. Sie  sind also darauf angewiesen, ihre Daten (Bauzeichnungen, Genehmigungen, Bauzeitenpläne usw.) überall und aktuell abrufen zu können. Auch die Terminplanung sowie E-Mail Kommunikation muss zentral und möglichst automatisch beim Projekt hinterlegt werden.

Beratungsprojekte (z. B. B2B Telekommunikationsanbieter)

Telekommunikationsanbieter müssen den gesamten Akquiseprozess und die nachfolgende Kundenpflege zentral verwalten. Komplexe Festnetzanschlüsse oder die Erschliessung neuer Masten benötigen (ähnlich dem Bauprojektwesen) umfangreiche Kollaborationsfunktionen. Die gesamte Korrespondenz sowie alle Vorgänge, Verträge und Ressourcen müssen für jedes einzelne Projekt stets griffbereit sein. Zusätzlich muss der Netzbetreiber verschiedenen Verträge und Tarife  mit wiederum unterschiedlichsten Provisionstypen  inhaltlich pflegen und handeln. Spezielle Achtsamkeit sollte bei Vertragsverlängerungen, konkreten Vertriebsaktivitäten und im Controlling gewahrt bleiben.

Was bei der Auswahl der richtigen Projektmanagement Software zu beachten ist!

Bei der Wahl der richtigen Projektmanagement-Software für Ihr Unternehmen ist der klassische Preis-Leistungs-Vergleich kaum möglich. Sowohl die Funktionen der Anbieter als auch ihre Abrechnungsmodelle sind sehr unterschiedlich. Hinzu kommen die unterschiedlichen Anwendungsgebiete (siehe obige Beispiele).

Viel besser ist es, sich die genauen Anforderungen bewusst zu machen, die die Software für Sie schlussendlich erfüllen soll. Nur hinsichtlich dieser konkreten Kriterien und der damit verbunden langfristigen Kosten können Sie die unterschiedlichen Angebote wirklich vergleichen. Hierfür skizzieren wir Ihnen nun einige der wichtigsten Teilbereiche des Projektmanagements, denn genau diese sind es, die Sie für Ihren Projektmanagement Software Vergleich in Betracht ziehen sollten.

Aufgabenmanagement

Das Task-Management umfasst alle Bereiche der Notierung, Verwaltung, Planung, Aktualisierung und Umsetzung von Aufgabenstellungen jeglicher Art innerhalb eines Projektes. Die wichtigsten Must-have-Tools hierbei sind Funktionen zur präzisen Einteilung von Aufgaben in unterschiedliche Hierarchieebenen (Teil- und Unteraufgaben) sowie ihre gegenseitigen Abhängigkeiten, eine Kalenderfunktion mit Erinnerungsmarkern sowie eine Verknüpfung oder eigenständige Liste zu Ihren Kontakten.

Zeit-, Planungs- und Auswertungsmanagement

Das Zeitmanagement umfasst alle notwendigen Maßnahmen, um gegebene Aufgaben im Rahmen eines Projektes fristgerecht koordinieren und erledigen zu können. Dazu gehört nicht nur eine realistische Vorabplanung. Genauso bedarf es einer Möglichkeit auszuwerten, ob Aufgaben fristgerecht erledigt werden können oder das Vorgehen optimiert werden muss. Must-have-Tools hierbei sind eine flexibele Terminkoordination mit grafischer Darstellung (ähnlich Gantt-Diagrammen) , die Definition von Meilensteinen sowie eine automatisierte Zeiterfassung für Budgetzuordnungen und Abrechnungen.

Kommunikations- und Kooperationsmanagement

Das Kommunikationsmanagement (siehe auch CRM Software) bildet alle Prozesse systematisch ab, die in Kooperation bzw. Abhängigkeit mit oder von anderen vollzogen werden. Es geht darum, diese Abläufe zu planen und so effizient wie möglich zu gestalten. Must-have-Tools hierbei sind vor allem ausgereifte Kommunikationsfunktionen wie E-Mail, Chat, Forum und Anrufe sowie von allen Teilnehmern abrufbare Wissensdatenbanken (wie beispielswiese FAQs).

Dokumentenmanagement

Mit einem Dokumentenverwaltungssystem stellen Sie sicher, dass alle relevanten Dokumente, Arbeitsunterlagen und Anleitungen in gut strukturierten Datenbaken eingeordnet und abrufbar sind. Must-have-Tools hierbei sind  natürlich ausgereifte Suchfunktionen, ein stabiles Filesharing- und Online-Office-System sowie ein stabiles und geschütztes Netzwerk.

Faktura bzw. Abrechnungen

Besonders für Bauprojekte und Beratungsprojekte ist eine integrierte oder leicht anzubindende Faktura notwendig. Optimalerweise können Rechnungen automatisch anhand bestimmter Projektstatus bzw. Teilschritte erstellt und versandt werden.

Hilfe und Support

Zu guter Letzt sollte jede Projektmanagement-Software über verlässliche Hilfe- und Supportfunktionen verfügen, die jedem Projektmitarbeiter bei anfallenden Problemen adäquate Unterstützung bieten. Dazu gehören Tools wie ein systematisches Handbuch, ein (Wissens)Forum, ein zeitnaher Support (via E-Mail-Ticket  und Telefon) sowie gegebenenfalls ein eigenes Wiki, das einem weiterführende Informationen liefern kann.

Projektmanagement Software Marktübersicht: Die 8 besten Anbieter im Überblick

Fazit

Bleiben Sie wohlüberlegt und anpassungsfähig!

Ob agiles Vorgehen oder Wasserfall-Modell, entscheiden Sie für jedes Projekt individuell, welche Methode oder Kombination am besten geeignet ist! Je nachdem wie unterschiedlich Ihre Projekte ausfallen, sollten Sie sich also für eine Software entscheiden, die Sie nicht begrenzt oder einengt, sondern sich genauso flexibel wie Sie an die unterschiedlichen Anforderungen und Vorgehensweisen anpassen kann.