Employee Self Services – Mitarbeiterportale für die schlanke Personalverwaltung

Employee Self Services haben sich in den letzten Jahren zum absoluten Standard für modernes Personalmanagement entwickelt. Sie sorgen für höhere Transparenz und damit höhere Mitarbeiterzufriedenheit und entlasten die Personalverwaltung von rein administrativen Tätigkeiten.

Die Akzeptanz der Mitarbeiter ist zumeist groß, der Return on investment meist schon bei Unternehmen ab Hundert Mitarbeitern gegeben. Denn Employee Self Services (ESS) senken die Administrationsaufwände in der Personalverwaltung signifikant.

Funktionen von Employee Self Services

In den webbasierten Mitarbeiterportalen im Intra- oder Internet können Arbeitnehmer Urlaubsanträge stellen, Fehlzeiten verwalten, Adressen und Bankdaten korrigieren, sich für Schulungen anmelden oder die aktuellen Zielvereinbarungen einsehen.

  • Adressänderungen
  • Änderungen Bankverbindung, Sozialversicherungen
  • Fehlzeitenverwaltung (Krankheiten, AU-Bescheinigungen)
  • Verwaltung von Dienstreisen
  • Genehmigungsanträge für Urlaub
  • Teamkalender
  • Weiterbildungen beantragen
  • Skill- und Kompetenzprofile pflegen
  • Zielvereinbarungen und Beurteilungen einsehen
  • Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnungen einsehen

Funktionen von Manager Self Services

Für Führungskräfte stehen darüber hinaus in den sog. Manager Self Services vorrangig kontrollierende Funktionen zur Verfügung. Von zentraler Bedeutung ist das Genehmigungsmanagement. Mittels definierter Workflows können Vorgesetzte innerhalb des Mitarbeiterportals Genehmigungen für beantragte Urlaube, Dienstreisen oder Weiterbildungen erteilen. Den Führungskräften stehen hier zumeist übersichtliche Dashboards zur Verfügung, die beispielsweise an anstehende Aufgaben erinnern.

  • Genehmigungsmanagement für Urlaub, Dienstreisen, Weiterbildungen
  • Arbeitszeitüberwachung
  • Erstellung von Beurteilungen und Zielvereinbarungen
  • Dashboards mit Erinnerungsfunktionen
  • Reports und Statistiken

Angebot an Employee Self Services nach Unternehmensgröße

Kleinstunternehmen (<10 Mitarbeiter) 24%
Kleinunternehmen (<50 Mitarbeiter) 38%
Mittlere Unternehmen (<250 Mitarbeiter) 90%
Gehobener Mittelstand (<1.000 Mitarbeiter) 86%
Großunternehmen (>1.000 Mitarbeiter) 76%

n=46, Quelle: Software-Search.com 2018

Mehr als nur HR Self Service – Mitarbeiterportale

Viele Unternehmen gehen noch einen Schritt weiter und bauen ihre Employee Self Services zum zentralen Mitarbeiterportal aus.

Zeiterfassung Self Services

Für viele Unternehmen ist insbesondere die Einbindung der Zeiterfassung in das Portal interessant. So kann die Arbeitszeit mit der An- und Abmeldung im Portal gekoppelt werden.

Bei projektorientierten Unternehmen können die Mitarbeiter zudem ihre Arbeitszeiten auf die hinterlegten Projekte verbuchen. Im Idealfall erfolgt dies direkt mit dem Ausstempeln, sodass die Projektzeiten stets auf dem aktuellsten Stand sind.

Kommunikationsportal

Mitarbeiterportale sind zudem oft Kommunikationsplattform für die Mitarbeiter untereinander. So kann hier über Neuigkeiten, Firmenfeiern, Geburtstage, Jubiläen informiert oder Umfragen erstellt werden.

Auch ist die Integration von Messengerdiensten zur schnelleren Kommunikation untereinander möglich.

Wissensportal

Von zunehmender Relevanz ist das Wissensmanagement. Um Wissen und Know-how im Unternehmen zu halten und leichter zugänglich zu machen, kann das Mitarbeiterportal um Foren und Wikis ergänzt werden. So können in diesen Foren über Standortgrenzen hinweg sich die Mitarbeiter über Abläufe und Best practices austauschen. Wikis werden zu regelrechten Wissensdatenbanken weiterentwickelt, in denen das gesammelte fachliche Know-how der Belegschaft übersichtlich gegliedert ist.

Hier können Sie nach geeigneter Software für Personalmanagement und HR Self Services recherchieren

Die wichtigsten Vorteile von Employee Self Services

  • Entlastung der Personalabteilung von rein administrativen Tätigkeiten
  • Einfache Einsicht in eigene Dokumente (Zielvereinbarungen, Abrechnungen) für Mitarbeiter
  • Schnellere und transparentere Genehmigungsverfahren (Weiterbildungen, Urlaub)
  • Übersichtliche Dashboards erleichtern Kontrollaufgaben der Vorgesetzten
  • Erhöhung des Mitarbeiterengagements
  • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
  • Schneller ROI der eingesetzten Software
HR Software vergleichen mit Software-Search
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