Zeiterfassung + PEP Software Vergleich

Welche Zeiterfassung Software wird benötigt?

Vertrauensarbeitszeit ade – der aktuelle Stand der elektronischen Arbeitszeiterfassung

Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs in Luxemburg zur Arbeitszeiterfassung hat 2019 für viel Aufsehen gesorgt. In dem Urteil wurden die EU-Mitgliedsländer angehalten, Gesetze und Regelungen zu erlassen, die die Arbeitergeber zur systematischen und objektiven Arbeitszeiterfassung ihrer Angestellten verpflichten. Im September 2022 hatte dann das Bundesarbeitsgericht geurteilt, dass “die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist.” Doch wie genau hat diese zu erfolgen?

In Deutschland wartet man jedoch weiterhin auf die konkrete Umsetzung in Form einer Änderung des Arbeitszeitgesetzes. Zwar kursiert seit April 2023 ein Referentenentwurf hierzu, jedoch lässt sich die konkrete Ausgestaltung nur erahnen. Zumindest kleine Unternehmen unter 10 Mitarbeitenden werden wohl von der Pflicht verschont. Doch für alle anderen wird die “elektronische Zeiterfassung” zum Grundsatz erhoben. Es soll jedoch aufgrund eines Tarifvertrages in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung abgewichen werden können. Das gerade von tariffreien Unternehmen gern genutzte Instrument der Vertrauensarbeitszeit lässt sich also ggf. nicht mehr fortführen. Daher ist es für alle Unternehmen notwendig, sich mit einer Arbeitszeiterfassungs Software als Teil des Personalmanagements auseinander zu setzen.

Bedeutet das ein Comeback der Stechuhr?

Ja und Nein! Die herkömmliche Stechuhr findet sich bald vermutlich nur noch im Museum, aber verschiedene Systeme zur Zeiterfassung haben ihren Platz eingenommen. Hier stehen Employee Self Services besonders im Fokus. Stationäre Terminals mit bspw. RFID-Chips und Fingerabdruckscanner gehören genauso zum Angebot vieler Anbieter wie browserbasierte Systeme, die ohne teure zusätzliche Hardware auskommen. Die Mitarbeiter können vom PC oder mit dem Smartphone das Kommen und Gehen stempeln, Fehlzeiten beantragen usw. Gerade im kaufmännischen Bereich, bei der die große Mehrheit der Mitarbeiter über einen PC-Arbeitsplatz verfügt, setzen sich browserbasierte Zeiterfassungssysteme immer mehr durch. Im gewerblichen Bereich sind Terminals oder Kiosk PCs häufig das Mittel der Wahl.

Anforderungen an die Zeiterfassungssysteme

Die Ansprüche an eine Zeiterfassung sind hoch – Manipulationssicherheit, einfache Handhabung und genaue Erfassung sind nur einige Aspekte, die bei der Auswahl eines Systems zu bedenken sind. Untersuchungen gehen davon aus, dass eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit sorgt. Ein modernes und transparentes System der Zeiterfassung sorgt also für die Mitarbeiterbindung und kann ein Element des Unternehmenserfolges sein.

Die Anforderungen gehen dabei weit über das simple Stempeln von Arbeitszeiten hinaus. Unternehmen brauchen heute flexible Lösungen, die sich nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren lassen und gleichzeitig den komplexen rechtlichen Vorgaben gerecht werden. Eine gute Zeiterfassungssoftware muss dabei nicht nur präzise sein, sondern auch intuitiv bedienbar, damit die Nutzung zur Gewohnheit wird und keine zusätzliche Last darstellt. Zunehmend wichtiger sind Funktionen für die mobile Zeiterfassung – nicht nur für Außendienstmitarbeiter. Für die Personalabteilung und IT sind transparente Auswertungen und eine einfache Anbindung an bestehende Systeme von höchster Bedeutung. Von entscheidender Bedeutung ist die direkte Anbindung der Zeiterfassung an die Lohn- und Gehaltssysteme, um Zeitsalden und Urlaubstage vor Abrechnungsbeginn zu übertragen. Dabei müssen selbstverständlich Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet werden.

Die wichtigsten Anforderungen an eine digitale Zeiterfassung sind also:

• Rechtssicherheit: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Arbeitszeitgesetz, ggf. Betriebsvereinbarungen)
• Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienung und einfache Nutzung
• Flexibilität: Unterstützung mobiler Erfassung und verschiedener Arbeitszeitmodelle
• Integration: Nahtlose Anbindung an bestehende Systeme (z.B. Lohnabrechnung, HR-Software)
• Datensicherheit: Schutz sensibler Mitarbeiterdaten
• Transparenz: Übersichtliche Auswertungen und Berichte
• Automatisierung: Automatische Erfassung von Pausen, Überstunden und Fehlzeiten
• Skalierbarkeit: Anpassbar für Unternehmen jeder Größe

Personaleinsatzplanung und Dienstplanung

Gerade produzierende Unternehmen und Einzelhändler benötigen neben der Zeitwirtschaft auch Funktionalitäten, um ihre Mitarbeiter optimal auf die Schichten zu verplanen. Die Optimierung der Schichtpläne nach Qualifikationen, Maschinenauslastung oder Arbeitskosten wird hier durch automatische Schichtpläne ermöglicht.

Personaleinsatzplanung Software (PEP) ist daher ein unverzichtbares Tool für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter effizient und bedarfsgerecht einsetzen wollen. Sie hilft dabei, Schichten, Aufgaben und Ressourcen optimal zu koordinieren, sodass Über- und Unterbesetzungen vermieden werden. Eine gute Software bietet Funktionen wie die automatische Schichtplanung, Berücksichtigung von Mitarbeiterverfügbarkeiten, Qualifikationen und Urlaubswünschen. Auch kurzfristige Änderungen durch Krankmeldungen müssen sich unkompliziert und schnell abbilden lassen.

Zudem sollte eine Personaleinsatzplanung Software eine transparente Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden, sodass Schichtpläne stets aktuell und für alle zugänglich sind. Durch die Integration von Prognose- und Analysetools können Personalbedarfe präzise ermittelt werden, was nicht nur die Planung erleichtert, sondern auch Kosten reduziert und die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht. So wird die Personaleinsatzplanung von einer zeitaufwändigen Aufgabe zu einem strategischen Vorteil für das Unternehmen.

Die wichtigsten Funktionen einer Personaleinsatzplanung Software

• Automatisierte Schichtplanung: Erstellen von Schichtplänen basierend auf Verfügbarkeiten und Anforderungen
• Verfügbarkeits- und Abwesenheitsmanagement: Berücksichtigung von Urlaubsanträgen, Krankmeldungen und persönlichen Verfügbarkeiten
• Mitarbeiterprofilverwaltung: Erfassung von Qualifikationen, Arbeitsverträgen und Präferenzen
• Echtzeit-Anpassungen: Schnelles Reagieren auf kurzfristige Änderungen wie Ausfälle oder zusätzliche Anforderungen
• Benachrichtigungssystem: Automatische Updates für Mitarbeiter bei Änderungen des Schichtplans
• Integration mit Zeiterfassung und Lohnabrechnung: Nahtlose Anbindung zur automatischen Übertragung von Arbeitszeiten
• Bedarfsanalyse und Prognosen: Analyse-Tools zur Vorhersage von Personalbedarf basierend auf historischen Daten
• Transparente Kommunikation: Mitarbeiter können Schichtpläne einsehen, Wünsche einreichen und direkt mit der Personalabteilung kommunizieren
• Compliance-Management: Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z.B. Ruhezeiten, Arbeitszeitgesetze)
• Berichts- und Auswertungsfunktionen: Detaillierte Auswertungen zur Optimierung des Personaleinsatzes und Kostenkontrolle

Diese Funktionen helfen dabei, die Planung effizienter zu gestalten, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen und gleichzeitig die Betriebskosten zu senken.

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