Expensya
Software

Expensya ist die Softwarelösung zur digitalen und automatisierten Verwaltung von Geschäftsausgaben und als mobile App sowie Webanwendung verfügbar. Die Komplettlösung von Expensya adressiert sich an Unternehmen jeder Branche und Größe: Selbstständige, Kleinstunternehmen, mittelständische Unternehmen und sowie multinationale Konzerne.

Automatisierte Verwaltung geschäftlicher Ausgaben

Die Erfassung von Geschäftsausgaben

Mit der Lösung von Expensya können Mitarbeitende ihre geschäftlichen Ausgaben schnell und unkompliziert erfassen. Sie fotografieren die Belege direkt mit dem Smartphone und laden die Ausgabe auf Expensya hoch. Dank der intelligenten Bild- und Texterkennungstechnologie (OCR+ Technologie) erkennt die End-to-End Software von Expensya alle relevanten Informationen in Sekundenschnelle: Betrag, Ausgabenkategorie, Mehrwertsteuer, Zahlungsmethode, Datum usw.

Die Abrechnung Ihrer Geschäftsausgaben und Reisekosten erstellt sich so im Handumdrehen. Die Abrechnungen können direkt in der Anwendung geprüft und bearbeitet werden. Expensya kann 100% mobil und papierlos verwendet werden, d.h. Sie müssen nicht mehr extra ins Büro fahren, um Ihre Reisekostenabrechnung einzureichen. Noch von unterwegs leiten NutzerInnen ihre Belege an Vorgesetzte zur Prüfung und in die Buchhaltung weiter. Dadurch beschleunigt Expensya die Prozesse rund um die Kostenerstattung immens und Sie als AnwenderIn unserer Software verwalten Geschäftsausgaben mit nur einem Klick.

Mit dem Modul zu Zahlungskarten erstellen Sie mit wenigen Klicks virtuelle oder physische Zahlungskarten für Ihre Teams, Projekte oder Abteilungen. Die Zeiten in denen Ihre Mitarbeitenden Geschäftsausgaben vorstrecken mussten, gehören der Vergangenheit an.

Alle Daten (Belege, Rechnungen, etc.) werden in einer sicheren Cloud archiviert. Schluss mit verlorengegangenen Belegen und Rechnungen, dank der Synchronisation mit der Cloud sind Ihre Daten sicher.

Agile Validierungsworkflows

Die Manager und Managerinnen werden automatisch benachrichtigt, wenn ihnen eine Ausgabe zur Validierung und Freigabe vorgelegt wird. Alles was sie jetzt noch tun müssen, ist diese mit wenigen Klicks entweder zu bestätigen oder abzulehnen:

  • Die Ausgaben werden 100 % digital, mobil und papierlos erfasst
  • Beträge müssen nicht erneut eingegeben werden und Excellisten mit monatlichen Ausgabenübersicht haben ausgedient
  • Alle Berechnungen finden automatisiert statt

Die Buchungseinträge werden ebenfalls direkt mit der Ausgabenerfassung erstellt:

  • Wenn Sie sich für eine Integration in Ihr Buchhaltungssystem entscheiden, werden diese Einträge auch direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware gespeichert
  • Oder können ganz einfach in einem Format Ihrer Wahl exportiert werden

Sie sparen sich Zeit bei der Bearbeitung von Abrechnungen jeglicher Art und dank intelligenter Dashboards und Statistiken erhalten Sie eine verbesserte Übersicht über die Ausgaben Ihrer Teams. Sie analysieren die Unternehmensausgaben und prüfen die Einhaltung der Ausgabenrichtlinien des Unternehmens.

Fahrtkosten, Kilometerpauschale und Verpflegungsmehraufwand

Mit Expensya verwalten Sie die Ausgaben, Spesen, Fahrt- und Reisekosten Ihres Unternehmens effizient und ohne Mühe! Damit die Ausgabenverwaltung endlich zu einer Aufgabe ohne Excel-Listen und schwerfällige Prozesse wird, haben wir diverse Funktionen entwickelt, die das Finanzmanagement revolutionieren. Mit Expensya können Sie zum Beispiel:

  • Fahrtkosten vordefinieren, z.B. Musterausgaben erstellen, Ausgabenrichtlinien und -Regeln sowie Höchstwerte für Ausgaben festlegen
  • Für bessere Übersichtlichkeit und Ergonomie Ausgaben kategorisieren
  • Im Ausland geschäftlich verreisen, bezahlen und Expensya wendet geltende Umrechnungskurse bei Fremdwährung an

Expensya integriert stets die aktuell gültigen Pauschalbeträge zu Kilometerpauschale, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten. So ist entspricht Ihre Geschäftsausgabenverwaltung immer den aktuellen gesetzlichen Standards und Sie können die Abrechnungen sicher und ohne Kopfzerbrechen erstellen.

Gesteigerte Flexibilität und Autonomie dank digitaler Reisekostenabrechnung

Mit einem Paketpreis von 5€ pro Monat und pro Lizenz im SILVER Abo (jährliche Abrechnung) und 8€ pro Monat und pro Lizenz (jährliche Abrechnung) für das beliebte GOLD Abo ist Expensya eine kostengünstige Komplettlösung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens weiterwachsen kann.

Expensya bietet Ihnen genau das was Sie bei Ihrem Ausgabenmanagement brauchen! Mit maßgeschneiderten Angebote für die besonderen Bedarfe unserer KundenInnen begleiten wir Sie auch nach der Projektimplementierung bei der Optimierung Ihres Geschäftsausgabenmanagements.

Die Daten unserer NutzerInnen werden in abgesicherten Rechenzentren in Europa archiviert. Mit der Automatisierten Verwaltung Ihrer Geschäftsausgaben können Sie sich in aller Ruhe wieder anderen Aufgaben im Unternehmen widmen!

Bereit für die Ausgabenverwaltung von morgen?

Dann nichts wie los, testen Sie Expensya 30 Tage lang kostenlos und überzeugen Sie sich hautnah von den Vorteilen des digitalen und automatisierten Geschäftsausgabenmanagements!

HR Software
Reisekostenmanagement
Weitere Eigenschaften
Bereitstellungsmöglichkeiten
Hybrid Cloud Private Cloud
geeignet für
Kleinstunternehmen (<10 Mitarbeiter) Kleinunternehmen (<50 Mitarbeiter) Mittlere Unternehmen (<250 Mitarbeiter) Gehobener Mittelstand (<1.000 Mitarbeiter) Großunternehmen (>1.000 Mitarbeiter)
Sprachversionen
deutsch englisch spanisch französisch italienisch
Mobile, Open Source, Free Software
Freeware Version vorhanden Mobile Version vorhanden (App)
Branchen
Automobilindustrie (Automotive), Baugewerbe (Bauhaupt- und Ausbaugewerbe), Biotechnologie, Chemie, Pharma, Kosmetik, Dienstleistungen (Agenturen, Berater etc.), Einzelhandel, Elektroindustrie , Energie, Wasser, Umwelt, Versorger, Erziehung und Unterricht, Finanzen, Versicherungen & Immobilien , Gesundheit & Sozialwesen (Ärzte, Krankenhäuser & Apotheken, Pflege & Betreuung), Großhandel, Handwerk, Holz, Papier, Druck, Informations- und Kommunikationstechnologie, IT-Services, Konsumgüterindustrie, Kunststoff und Gummi, Luft- & Raumfahrzeugbau , Medien, Marketing und Kultur (Rundfunk, Presse, Kulturgut), Medizintechnik , Metallindustrie , Nahrung, Getränke, Futter, Tabak, öffentliche Einrichtungen, Staat und Verwaltung, Textilien und Bekleidung, Tourismus & Gastronomie , Transport und Verkehr (Luftfahrt, Schifffahrt, Schienenverkehr, Straßenverkehr, Logistik)