ERP Software Vergleich 2018: Warum Prozessanalyse und Funktionskataloge zu sehr 90er sind.

Prozessunterstützung statt Funktionskataloge. Webdemos statt langwierige Auswahlverfahren.

Der Softwaremarkt hat sich in den letzten Jahren rasant verändert. Dennoch halten sich viele Unternehmen bei der Auswahl eines ERP-Systems immer noch an altbackene Konzepte aus der digitalen Steinzeit.

Prozessanalyse, Anforderungskatalog, Lastenheft, Pflichtenheft – so oder ähnlich heißt die Abfolge in den meisten Ratgebern zur Softwareauswahl. Gemäß diesen Vorgaben werden dann in den Unternehmen Projektgruppen aufgestellt, die detailliert die IST-Prozesse im Unternehmen analysieren. Ist dies nach mehreren Monaten erledigt, werden die SOLL-Prozesse definiert und daraus ein detaillierter Anforderungskatalog erstellt. Damit alles seine Ordnung hat, werden Ausschreibungsunterlagen mit Verfahrensregeln ausgearbeitet. Schließlich übermittelt man mit einigem Stolz das mehr als 100 Seiten starke Lastenheft an die Softwareanbieter …

Fehler beim ERP Vergleich

Erkennen Sie sich wieder? Hier die drei wichtigsten Gründe, warum Sie so nicht vorgehen sollten:

Grund 1: Ihr Unternehmen betreibt einen zu hohen personellen Aufwand, der nicht zielgerichtet ist.

Grund 2: Die Geschäftsprozessoptimierung wird vernachlässigt durch zu starke Fokussierung auf Funktionalitäten.

Grund 3: Interessante Softwareanbieter werden übersehen. Die innovativen Potenziale moderner ERP-Systeme nicht ausgeschöpft.

Cui bono?

Dass diese Vorgehensweise bei der Softwareauswahl weiterhin so stark propagiert wird, liegt auch daran, dass insbesondere IT-Berater von dieser Vorgehensweise profitieren. Bei Prozessanalyse und Erstellung von ausufernden Anforderungskatalogen fallen schnell mehrere Dutzend Beratertage an.

Beliebte Fehler bei der Softwareauswahl

Fehlerquelle Prozessanalyse

Gerade bei der Prozessanalyse gerät in vielen Arbeitsgruppen das eigentliche Ziel aus den Augen.

  1. Die IST-Analyse ist oft viel zu detailliert.

Es geht nicht darum, minutiös die derzeitigen Unternehmensprozesse darzustellen, sondern diese mit Unterstützung einer neuen Software zu optimieren. Sicherlich ist es dazu nötig, sich über Probleme und Schwächen des Status quo bewusst zu werden. Doch reicht eine grobe Beschreibung vollkommen aus.

  1. SOLL-Prozesse werden nur aus Mängeln abgleitet.

Hat man die Probleme identifiziert, werden (vor)schnell SOLL-Prozesse festgelegt. Projektgruppen arbeiten oft eher problem- als lösungsorientiert. Zudem fehlt aufgrund der beschränkten Innenansicht der notwendige Blick von außen und damit der Vergleich zu anderen Unternehmen, der neue Erkenntnisse liefern würde.

Fehlerquelle Anforderungskatalog

  1. Anforderungskataloge werden ohne Kenntnis des Marktes definiert.

Um den Anforderungskatalog auszuarbeiten, ist eine profunde Kenntnis der Fähigkeiten moderner Softwaresysteme vonnöten. Wer die Anforderungen nur aus den Mängeln des derzeitigen ERP-Systems definiert, dem entgehen wichtige Potenziale zur Optimierung der Geschäftsprozesse.

  1. Anforderungskataloge konzentrieren sich zu einseitig auf Funktionen.

Vielmals bestehen Anforderungskataloge aus der reinen Auflistung gewünschter Funktionalitäten. Dabei kommen die wesentlichen Aspekte, nämlich die eigentlichen Geschäftsprozesse, zu kurz. Das Abfragen von Funktionalitäten macht zwar die Auswertung der Ausschreibung leichter, jedoch schränkt es die Lösungskompetenz der Anbieter über Gebühr ein. Denn Softwarelösungen bieten meist unterschiedliche Herangehensweisen und verschiedene Lösungswege für die gewünschten Prozesse.

So kommt es oft vor, dass ein Anbieter eine abgefragte Funktion mit „nein“ beantworten muss, da sie für den gewünschten Prozess gar nicht relevant ist.

Projektmanagement Software Übersicht

Wie Sie bei der Softwareauswahl vorgehen sollten:

 

  • Beschränken Sie die IST-Analyse auf ein Minimum. Hier reicht eine einfache Auflistung der gegenwärtigen Problemlage.
  • Sondieren Sie zunächst den Markt, tauschen Sie sich mit Anbietern über die Potenziale moderner Softwaresysteme aus.
  • Auf Basis von Marktkenntnis und dem Status quo definieren Sie die SOLL-Prozesse und die Kernfunktionalitäten.
  • Beschreiben Sie im Anforderungskatalog Herausforderungen und Geschäftsprozesse. Vermeiden Sie zu detaillierte Funktionsanforderungen.
  • Nutzen Sie die Online-Angebote von Portalen und Softwareanbietern. Machen Sie sich ein Bild von der Lösungskompetenz der Anbieter durch Webdemos.

Webdemos statt Featurelisten

Die vollumfängliche Prozessabdeckung durch die neue Software ist die Basis für ein erfolgreiches Softwareauswahlprojekt. Um die Akzeptanz der Software zu erhöhen, kommt es aber ganz maßgeblich auf weitere Faktoren an:

  • leichte Bedienbarkeit (Usability)
  • vielfältige Anpassungsmöglichkeiten (Customizing)
  • Service, Support, Updates
  • Design und Look & Feel

Dabei handelt es sich um qualitative Kriterien, die nur schlecht in einem formalisierten Ausschreibungsverfahren abgefragt werden können.

Setzen Sie daher in Ihrem Auswahlprojekt verstärkt auf Webdemos. Informieren Sie sich im direkten Austausch mit den Softwareanbietern und nutzen Sie deren Problemlösungskompetenz und Branchenerfahrung.

Fazit

Softwareauswahlprojekte werden viel zu oft nach antiquierten Schemen aus dem Vor-Internetzeitalter angegangen – zur Freude des Beratermarktes. Projekte werden nicht strategisch angegangen, stattdessen drohen sich die IST-Analysen in Details zu verlieren. Die damit verbundenen personellen Aufwände in den Projektgruppen sind immens. Statt die Problemlösungskompetenz der Softwareanbieter zu nutzen, werden diese mit zu strikten und zu detaillierten Anforderungskatalogen ausgebremst. So werden Potenziale moderner ERP-Systeme nicht genügend ausgeschöpft.

Nutzen Sie die vielfältigen Informationsquellen, die das Web und Portale wie dieses für die Vorauswahl der Systeme bieten. Vereinbaren Sie Webdemos und bleiben Sie so auf dem Laufenden über neue Technologien und Anbieter.

Hier geht’s zum ERP Software Vergleich.

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