PHOENIX Documents Contract erleichtert die Verwaltung Ihrer Verträge.
Haben Sie die Kündigungsfrist Ihres Vertrages verpasst?
Oder sind Risiken doppelt versichert, weil die Transparenz über vorhandene Verträge fehlt?
Nutzen Sie ab sofort die vielfältigen Vorteile des digitalen Vertragsmanagement PHOENIX Documents Contract:
- Überblick über alle Termine wie Wiedervorlage, Fristenkontrolle, Verhandlungstermine usw.
- Mobiler und ortsunabhängiger Überblick über alle Verträge und Informationen
- Vertragsmanagement-Prozesse: Von einfachen Freigabeworkflows bis zu komplexen Schritten zur Überprüfung eines Vertrags
- Einfache Bedienbarkeit durch eine durchdachte Software-Oberfläche in der Cloud- oder On-Premises-Lösung
- Korrespondenzen rund um die Verträge, Ergänzungs- sowie Änderungsdokumente lassen sich in bestehende Vorgänge integrieren
- Sie können Finanzdaten zu Verträgen erfassen
- Revisionssichere Archivierung und Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben
- Detaillierte Rollen- und Rechteverwaltung für einen gesicherten Zugriff auf Ihre Verträge
Mit unserer Vertragsmanagement-Software CONTRACT für PHOENIX Documents verwalten, steuern und kontrollieren Sie Ihre Verträge zentral und effektiv. Zugriffsberechtigte Mitarbeiter:innen finden sofort die Informationen, Vertragsdaten und Dokumente, die sie für eine sichere Entscheidung benötigen. Laufzeiten, Konditionen, Kündigungsfristen sowie Vertragsinhalte und Zusammenhänge zwischen Verträgen haben Sie jetzt im Blick.
Volle Kontrolle über alle unternehmensbezogenen Verträge und die dazugehörigen Dokumente
Sie erlangen die volle Kontrolle über den gesamten Lebenszyklus aller unternehmensbezogenen Verträge und der dazugehörigen Dokumente, wenn Sie unser digitales revisionssicheres Vertragsmanagement nutzen. Außerdem verbessern Sie die Sicherheit und Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse. Sämtliche Daten und Informationen sind für alle Beteiligten schnell auffindbar, der Informationsstand ist stets einheitlich und aktuell. Vertragsfristen überwacht das System und informiert zuständige Mitarbeiter:innen rechtzeitig. Der vorkonfigurierte und individuell anpassbare Workflow sorgt für die Einhaltung aller Termine zur Überprüfung, Nachverhandlung oder Kündigung eines Vertrags.
Jederzeit über den Status Ihrer Verträge informiert
Da es sich bei Verträgen oft um langfristige Geschäftsbeziehungen handelt, ist auch der fluktuationsbedingte Wechsel von Zuständigkeiten, Krankheit oder Urlaub durch Vertreter- oder Nachfolgeregelungen gelöst. Sie können jederzeit den im Vertragswesen anfallenden Informationsbedarf decken, da Sie diese Arbeitsabläufe ganz individuell an Ihre Anforderungen anpassen können. Korrespondenzen rund um die Verträge, Ergänzungs- sowie Änderungsdokumente lassen sich in bestehende Vorgänge integrieren. Ebenfalls interessant ist in diesem Zusammenhang die Erfassung von Finanzdaten zu Ihren Verträgen. Ihre Verträge sind revisionssicher archiviert und geschützt vor Dokumentenverlust durch Brand- oder Wasserschäden bzw. falscher Ablage. In der Historie können Sie schnell nachvollziehen, wer wann welche Änderung vorgenommen hat.
Wichtige Verträge von überall aus abrufbar
Bei dezentralen Unternehmensstrukturen ist der Zugriff auf Papierverträge oft nicht kurzfristig möglich. Während der Vertragslaufzeit ändern sich häufig rechtliche Anforderungen, Zusammenhänge oder die Rahmenbedingungen zu den Verträgen. Verträge müssen angepasst oder ergänzt werden, Preislisten aktualisiert und neue AGB hinterlegt werden. Mit unserer Business-Lösung behalten Sie jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand, über Änderungen sowie Ergänzungen, die im Kontext des ursprünglichen Vertrages archiviert werden. Zudem können Sie eigene Notizen erfassen. Auch ergänzende Dokumente lassen sich zentral in der digitalen Vertragsakte archivieren. Alle Informationen zu allen Verträgen werden zentral abgelegt und sind durch umfangreiche Such- und Sortierfunktionen mobil und ortunabhängig abrufbar.